働き方改革

労働時間を削減する5つの方法

昨今の残業規制により、多くのサラリーマンの残業時間が減少傾向にあります。

とはいえ業務量自体が減っている訳ではないので、

帰宅後や休日に仕事をこっそり持ち帰っている人が多いのも現実です。

今回は労働時間を削減する為に明日から実践できる方法をご紹介していきます。

 

1.余裕を持って仕事を受ける

新しい仕事の打診があった際に、現在抱えている仕事量を検討して問題ないと判断したのに、

いざ引き受けてみるとキャパオーバーとなってしまった経験はありませんか?

新しい仕事の工数は見積もり段階では不透明なことも多くあるので、

工数の見積もりは少し多めに設定し、その上で引き受けることが可能なのか検討しましょう

仕事を受ける量を自分でコントロールすることで、労働時間内に仕事を終わらせることができます。

また面と向かって仕事の依頼を断ると角が立ってしまいますので、

断る際は自身の抱えている業務量を明確にお伝えした上で、新しい仕事を断るようにしましょう。

もし断りきれない場合は、今抱えている仕事を他の人に依頼したり、後回しにさせていただくよう提案したり、

新しい仕事の全てを引き受けるのではなく、仕事の一部を引き受けるなどの交換条件を提示すれば

自身がキャパオーバーとなってしまうことを防ぐことも可能です。

 

2.一度ざっくりの状態で納品物を提出する

依頼された納品物を自分なりに提出したのに、イメージと違っており出し直しを依頼された経験はありませんか?

せっかく提出した納品物が作り直しとなってしまっては、労働時間が伸びてしまうので、

一度ざっくりの状態で納品物を提出し、レビューをいただいた上で、再度提出するようにしましょう。

仕事をする際に完璧主義的な人間の人は、一度の提出で仕事を終えたいと考えてしまいがちです。

ですが人間は同じ言葉一つとっても、人によって全然違う感じ方をする生き物ですので、

自分のイメージと相手のイメージが一度で合致するということはなかなかありません。

せっかく作った納品物をあとで直されてしまうのは時間の無駄なので、

一度粗々な状態で納品物を提出し、全体像のイメージのすり合わせを行ってから最終納品をするようにすると

出戻りが発生することなく納品を行うことができます。

特に締め切りがある納品物の場合は、ギリギリで提出してしまうと作り直しが難しい為、

作り直す時間も予め頭に入れた上、余裕を持ったスケジュールで提出するよう心がけましょう。

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3.タスクの洗い出し&優先順位の決定を行う

労働時間を削減する為に大切なことは、やらないことを決めることです。

日々仕事に終われていると、全ての仕事を片付けなくてはいけない気になりますが、

本当に全ての仕事を行わなければいけないのか、一度検討してみることが必要です。

その為にはまず自身に与えたれている仕事を一度全て洗い出してみて、

その仕事を行う目的を洗い出してみると良いでしょう。

目的を洗い出してみることで、実は重要度の低かった仕事が見つかったり、

重要度は低くないものの、緊急度の低いものを後回しにすることができます。

全仕事を洗い出し、片付けていく優先順位をつけることで、今日絶対に行わなくても良い仕事が見えてきますので、

そういった仕事は後回しにして残業しない癖を付けましょう。

 

4.無駄な会議に出ない

日々の仕事の中で大きな時間を占める会議ですが、その会議は本当に自分が出なくてはならない会議でしょうか?

事前に会議のアジェンダを確認し、その会議の目的(何を決めるのか、何を話し合うのか)を把握することで、

自身が本当にその会議に参加する必要があるのか否かを判断することができます。

もしどうしても参加が必要でない場合は、会議の設定者に事情を説明し、出席を断りましょう。

また仮に自分が会議に関わりのある人間だっとしても、直接出席して参加する必要がない場合は

事前に自分の考えや意見を伝えるなどすることで、実際に参加することを回避することもできます。

またどうしても会議に参加しなくてはいけないケースもあると思いますが、

そんな会議に限って予定の時間を過ぎてもだらだらと議論が続けられてしまうケースもあると思います。

そんな時は自身が積極的に議論に参加し、「この議論の目的は何か?」「それは今必ず決める必要のあることか?」

といった具合に他の参加者をファシリテートして、無駄な議論が続いてしまわぬようにコントロールしましょう。

 

5.人に協力を依頼する

最後にご紹介するのは、人に協力を依頼するという方法です。

もし自分の抱えている仕事を時間内に終えることが難しそうだと判断したら、

その時点で上司や関係者に対して、時間が間に合わない旨を伝えましょう。

納期を遅らすことのできない重要な仕事であれば、援軍を要請してでも

期限内に仕事を終えようと、上司が仕事の調整を行ってくれるはずです。

自分で与えられた仕事は自分一人でやり切らなくてはいけないと

考えてしまう方もいらっしゃることと思いますが、

仕事が期限内に終わらないことで周囲に迷惑をかけてしまっては元も子も無いので、

労働時間を伸ばすという選択をするのではなく、

仕事を分担することで、納期を守るという方法も頭に入れておきましょう。

 

労働時間を削減する5つの方法はいかがでしたか?

プライベートを充実させる為にも、上記方法を試して定時帰宅を目指してみてくださいね!

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